5 praktických obalů pro přehledné ukládání a přenášení dokumentů

5 praktických obalů pro přehledné ukládání a přenášení dokumentů

Máte na starost firemní dokumenty nebo jste sami OSVČ? Pak vám nemusíme vysvětlovat, jak důležité je mít ve smlouvách a účtech pořádek. Zkrátka ordnung must sein, jak říkají Němci.

Nejlepším pomocníkem na pořádek v papírech jsou šanony, pořadače a další obaly. My jsme pro vás vybrali 5, bez kterých se neobejdete.

Začít musíme s klasickým šanonem. Pevné pákové pořadače se vyrábí v různých barvách, což pomůže ještě lepší organizaci dokumentů. Vše bude hezky na jednom místě, ale navíc můžete mít účty v modrých deskách, smlouvy v červených... prostě jak potřebujete, takže už se vám žádné lejstro jen tak nezatoulá. Přehlednost zajistí i velké a vyměnitelné štítky na hřbetu, kam můžete napsat, co přesně jste do šanonu uložili.

Rozdíl mezi kvalitním a nekvalitním šanonem poznáte nejlépe na pákovém mechanismu. U kvalitních šanonů jde snadno a plynule otevřít i zavřít, ale zároveň poskytuje dostatečný tlak, aby se páka neotevřela mimoděk. Kvalitní pákové mechanismy mají většinou životnost nejméně 10 tisíc otevření.

Dalším způsobem ukládání dokumentlů jsou archivační boxy. Od šanonů se liší tím, že nemají pákový mechanismus a dokumenty se do nich pouze vkládají. Stejně jako šanon má archivační box tělo z tvrdého kartonu se štítkem. Většinou bývá o něco širší (10 cm oproti 8 cm u běžného šanonu), takže pojme více dokumentů.

Mezi menší obaly můžeme řadit boxy na spisy. Ty disponují zhruba čtvrtinovou šířkou než šanon a slouží k přenášení jednotlivých smluv a důležitých dokumentů. Vejde se do nich většinou několik desítek listů papíru. Dnes jsou nejčastěji vyrobeny z tvrdého polypropylenu nebo jiných umělých vláken.

Podobný účel plní i spisové desky. Jedná o pevné desky na dokumenty, k jejichž upevnění slouží silné tkanice nebo gumičky. Desky se vyrábí ve formátech A4 a A5 a nejlepší jsou k přenášení jednotlivých smluv a dokumentů o rozsahu spíše jednotek listů.

Musíte skladovat šanony plné starých dokumentů, které kromě povinné archivace už k ničemu nevyužijete? Neskladujte "zbytečné" šanony v regálech, kde potřebujete místo na živé dokumenty a vložte je radši do archivačních kontejnerů. Ty nejsou nic jiného než velké lepenkové krabice, které mají rozměry uzpůsobené k uložení několika šanonů.