POZOR. Ve středu 1. a 8. května 2024 bude prodejna zavřená. Děkujeme za pochopení.
Archivace dokumentů - co je potřeba vědět, než začnete?
Publikováno: 19. 1. 2023
Kdo má povinnost archivovat dokumenty?
- Plátci DPH - jsou povinni uchovávat všechny doklady, které slouží pro stanovení daně.
- Podnikatelé vedoucí daňovou evidenci - by měli archivovat faktury přijaté, faktury vydané, příjmové pokladní doklady, bankovní výpisy, příjemky, výdejky, výplatní listiny.
- Účetní jednotky - jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví.
- Zaměstnavatelé - jsou povinni vést potřebné záznamy o svých zaměstnancích.
Jaké dokumenty je třeba archivovat?
- Plátci DPH - Plátce DPH má ze zákona povinnost uchovávat veškeré daňové doklady rozhodné pro stanovení daně po dobu nejméně 10 let od konce zdaňovacího období. Plátce DPH je odpovědný za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu a také jejich čitelnost. Na žádost správce daně musí umožnit přístup k dokumentům bez zbytečného odkladu.
- Podnikatelé vedoucí daňovou evidenci - by měli archivovat faktury přijaté, faktury vydané, příjmové pokladní doklady, bankovní výpisy, příjemky, výdejky, výplatní listiny. Nejjednodušší situace je u podnikatelů, kteří vedou daňovou evidenci nebo uplatňují výdaje paušálem. Archivování dokumentů se totiž týká pouze takových dokumentů, které jsou potřebné v případě daňové kontroly.
- Účetní jednotky - jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví. Účetní jednotky mají povinnost vést účetní závěrky a výroční zprávy, účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a účetní záznamy například v podobě mzdových listů, daňových dokladů nebo dokumentace vyplývající ze zvláštních právních předpisů.
- Zaměstnavatelé - jsou povinni vést potřené záznamy o svých zaměstnancích. Zaměstnavatelé jsou povinni uchovávat stejnopisy evidenčních listů, účetní záznamy a mzdové listy. Obchodní společnosti musí také uchovávat seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady společnosti a u poživatelů starobního nebo invalidního důchodu vzniká povinnost vést záznamy o skutečnostech vedených v evidenci zaměstnavatele.
Jaké jsou archivační lhůty dokumentů?
| Druh dokumentu | Lhůta |
|---|---|
| stejnopisy evidenčních listů | 3 roky |
| firemní korespondence, docházka | 3 roky |
| účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví | 5 let |
| účetní doklady, faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh | 5 let |
| seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti | 6 let |
| účetní uzávěrka | 10 let |
| výroční zpráva | 10 let |
| daňové doklady pro DPH | 10 let |
| daňové doklady pro DPH, přehledy pro zdravotní pojišťovny a ČSSZ, bankovní výpisy | 10 let |
| účetní závěrka, výroční zpráva a daňové doklady | 10 let |
| mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu | 10 let |
| mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění | 30 let |
Co je k archivování všechno potřeba?
Při střednědobé i dlouhodobé archivaci určitě oceníte kvalitní archvivační boxy a krabice. Jak nejlépe dokumenty archivovat, aby se zachovaly nepoškozené i desítky lea a abyste v nich udrželi pořádek, se dočtete v článku Archivace dokumentů.
autor:
Pavla Lébrová
marketingový specialista
